El año 2020 obligó a las empresas de todo el mundo a impulsar el teletrabajo para hacer frente a la pandemia por coronavirus. Este proceso llegó acompañado de nuevas tareas y rutinas entre las que destacaban las reuniones de trabajo online. Sin embargo, hacer reuniones no presenciales también ha potenciado el contacto entre profesionales de distintos países e idiomas lo que, en ocasiones, puede suponer una barrera para la comunicación.
En este artículo queremos ofrecer 6 consejos que ayudan a mejorar la calidad de las comunicaciones laborales en las reuniones de trabajo online.
6 consejos para mejorar las videoconferencias de trabajo
1. Elegir una herramienta de reunión remota fiable y compartida
Es una cuestión fundamental para el encuentro. No hay que dar por sentado que los interlocutores van a tener fácil acceso a la que tú usas habitualmente.
Cuando se trata de un primer contacto o la persona en cuestión vive en otro país, pueden surgir dificultades. ¿Lo mejor? Consultar previamente cuáles son las opciones más favorables y alcanzar un acuerdo. Para evitar nervios y estrés, es preferible que los participantes se encuentren cómodos con ellas. Go ToMeeting, Meets de Google, Join.me, Zoom, Dialpad y Skype son las opciones más habituales.
Recuerda que, en muchas de estas herramientas, es necesario crear o tener una cuenta para poder acceder a la herramienta en sí. Lo ideal es no dejarlo para el último momento para evitar problemas con algún participante.
2. Optimizar la organización y los preparativos
Es totalmente contraproducente apostar por la improvisación. Existen varios pasos vitales para que todo se desarrolle con fluidez y eficacia máximas durante la videoconferencia de trabajo. Entre los pasos a considerar, figuran estos:
- Establecer un calendario de grupo con antelación y solicitar confirmación de asistencia.
- Activar un sistema de notificaciones para recordar la cita, especialmente quince minutos antes del comienzo.
- Estructurar la reunión con una agenda de contenidos.
- Enviar con antelación toda la información necesaria, como las claves y el procedimiento de acceso a la videorreunión.
- Fijar una duración del encuentro y respetarla para que no se eternice improductivamente.
- Determinar el idioma en el que se desarrollará la reunión en caso de que los participantes sean de distintas regiones del mundo.
3. Establecer una política de vídeo obligatorio
La comunicación no verbal es imprescindible en las relaciones humanas. Poner cara al interlocutor y mostrar la corporalidad mientras se comunica aporta información muy valiosa, hasta el punto de que permite controlar mejor la reunión. Esto obliga a los participantes a arreglarse —si están en casa— lo que, se ha demostrado, mejora la productividad. Habrá que establecer la prohibición de simultanear tareas: quien está en dos cosas a la vez acaba restando, en vez de sumar, a ese encuentro colectivo. Por lo tanto, no debe permitirse.
Como hemos comentado varias veces, los gestos y emociones forman una parte muy importante de la comunicación y muchas personas los utilizan con frecuencia cuando se expresan en un idioma que no dominan con soltura.
4. Seleccionar la ubicación de manera estratégica
Hay que tener muchísimo cuidado en dónde y cómo se coloca uno ante la pantalla. En primer lugar, porque una mala elección transmite una imagen improcedente y resta seriedad, profesionalidad y rigor a las intervenciones. La presencia de mascotas, niños o estímulos impertinentes en el entorno (por ejemplo, una piscina en uso en la parte trasera de la imagen) desvían la atención y disminuyen el interés.
Además, es preciso gestionar muy bien la iluminación y el entorno. Cuando la luz incide desde atrás, se crea un efecto visual de caverna que genera desconfianza. Cuidar los detalles y el aspecto de la zona que rodea al interlocutor también puede influir, de forma positiva o negativa, en la fiabilidad del interlocutor.
5. Acceder con tiempo y presentar a todos
Para evitar imprevistos y una mala imagen inicial, es fundamental unirse a la reunión cinco minutos antes de que empiece. Así se podrá solucionar en privado cualquier inconveniente que pueda surgir.
Una vez en línea todos los invitados, la cortesía y la educación deben mantenerse. Es importante presentar y saludar a todos los asistentes antes de pasar al desarrollo de las reuniones de trabajo online.
6. Contar con un intérprete si no se comparte el idioma
No conviene sobre confiar en el propio dominio de una lengua en las reuniones multiidioma. Es habitual que surjan problemas de comprensión y expresión que un profesional de la interpretación simultánea solucionará inmediatamente. Por ello, es una medida de prudencia muy valiosa anticiparse a esta situación e incluir en el elenco de participantes a un intérprete cualificado en cada idioma. Las reuniones de trabajo online precisan agilidad y eficacia, por lo que esta medida siempre permite ganar tiempo, ir al grano y asegurar que todos comprenden perfectamente los contenidos del encuentro. En resumen, contar con un traductor hará que la empresa gane más dinero.
Con todos los consejos que te hemos ofrecido, seguro que tus reuniones de trabajo online serán más productivas y eficientes. Si necesitas un un traductor profesional, sólo tienes que ponerte en contacto con nosotros.
